Cómo crear una hoja de Excel

Recientemente, surgió la necesidad de reportar en formato digital una serie de datos relacionados con la empresa para la que trabajas: tu jefe te ha pedido específicamente que uses  Microsoft Excel , uno de los software más utilizados para organizar y administrar datos. Ahora, sin embargo, solo hay un problema pequeño, pero aparentemente insuperable: nunca ha sido muy práctico con la PC, por lo tanto, no tiene la menor idea de  cómo crear una hoja de Excel , y mucho menos cómo modificarla para administrar. los datos en su interior.

¿Cómo se dice? ¿Ya estás sudando porque temes no estar a la altura de la tarea? ¡No se preocupe, tengo toda la intención de acudir en su ayuda! En las siguientes líneas, de hecho, pretendo explicarte en detalle el método más simple para construir un nuevo documento de Excel desde cero, tanto a través de computadora como a través de teléfono inteligente y tableta. También será mi responsabilidad proporcionarle indicaciones precisas sobre cómo organizar los datos que contiene, y luego brindarle una descripción general del potencial de este programa tan famoso.

Entonces, ¿qué más estás esperando para empezar? Tómate unos minutos de tu tiempo libre para ti, ponte cómodo y lee con mucha atención todo lo que tengo que explicarte sobre el tema: estoy seguro de que, al final de esta guía, habrás adquirido las habilidades necesarias para triunfar brillantemente en la tarea que le corresponde a usted ha sido asignada, consiguiendo, por qué no, incluso los cumplidos de su jefe. ¡Feliz lectura y buen trabajo!

Índice

• Cómo crear una hoja de Excel en PC
  • Ventanas
  • Mac OS
  • Editar una hoja de Excel
• Cómo crear una hoja de Excel en línea
• Cómo crear una hoja de Excel en teléfonos inteligentes y tabletas
  • Androide
  • iOS
  • Editar una hoja de Excel
• Soluciones alternativas

Cómo crear una hoja de Excel en PC

¿Tiene una computadora y quiere saber cómo crear una hoja de Excel ? Entonces esta es la sección para ti: a continuación, de hecho, te explicaré en detalle cómo comenzar a trabajar en un libro creado con el famoso programa de Microsoft.

Como bien sabes, Excel es parte integral de  Microsoft Office , una completa suite ofimática disponible para  Windows y  macOS  que, entre sus componentes, también incluye otros famosos programas como Word (para redactar principalmente documentos de texto) y PowerPoint (para crear diapositivas). y diapositivas). Microsoft Office, sin embargo, no es gratuito: puedes utilizarlo suscribiéndote al servicio Office 365 (con precios a partir de 69,99 € / año ) o comprando una copia «física» del programa, a un precio de 149 €.Suma global. En cualquier caso, puede aprovechar un período de prueba gratuito de un mes para probar completamente todas las funciones de las distintas aplicaciones.

Si aún no ha instalado toda la suite de Office (incluido el programa Excel) en su computadora, le sugiero que eche un vistazo a mi guía sobre cómo instalar Office de forma gratuita , en la que he podido explicar en detalle cómo obtener una versión de prueba de los distintos programas.

Nota : en este tutorial me referiré explícitamente a Office / Excel 2016 para computadoras, sin embargo, los procedimientos también son aplicables a otras versiones del programa (por ejemplo, Office / Excel 2019 o ediciones anteriores).

Ventanas

En cuanto a Windows , puede crear una hoja de cálculo de Excel de una manera extremadamente sencilla. Primero, abra el programa (por ejemplo,  Excel 2016 ) desde  el menú Inicio del sistema operativo (accesible haciendo clic en el icono con forma de  bandera ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla) y elija si desea iniciar sesión o no en ‘ Microsoft cuenta siguiendo las instrucciones en la pantalla. Si no puede encontrar el programa, intente buscar en el menú Inicio la carpeta  Office / Microsoft Office e inicie Excel desde allí

Nota: Si ha comprado una licencia de Office365, necesariamente debe acceder al programa con las credenciales de Microsoft asociadas con la suscripción.

En este punto, puede optar por crear una nueva hoja de trabajo a partir de una plantilla predefinida , es decir, un «esquema» que contiene datos preestablecidos y funciones para simplificar la inserción de información, o desarrollar un nuevo documento a partir de una hoja vacía. En cualquier caso, para entrar en el modo de creación, pincha en el ítem vacío del libro o en la vista previa del modelo de tu interés y listo: a partir de este momento, puedes llenar el documento en cuestión con la información que desees.

Mac OS

¿Acabas de terminar de instalar  Office para Mac ? De acuerdo, explicaré de inmediato cómo crear una hoja de cálculo de Excel utilizando la suite recién obtenida.

Primero, por lo tanto, vaya a la carpeta  Aplicaciones de macOS (puede acceder a ella haciendo clic en el menú  Ir del Finder) e inicie Microsoft Excel haciendo doble clic en su icono. Una vez que el programa esté completamente cargado, puede iniciar sesión con su cuenta de Microsoft después de hacer clic en el botón  Iniciar sesión , u omitir este paso presionando el elemento  Ignorar acceso  y, posteriormente, el  botón Comenzar a usar Excel .

Una vez hayas llegado a la pantalla inicial del programa, indica si quieres partir de un  libro vacío o utilizar alguna de las plantillas predefinidas disponibles online: una vez hayas tomado la decisión, pincha en la vista previa del modo que mejor se adapte a tu caso y presione el botón  Crear para acceder inmediatamente a la pantalla de edición de la hoja de trabajo.

Editar una hoja de Excel

¿No tiene la menor idea de cómo operar en una hoja de Excel? Entonces déjame darte algunos consejos útiles sobre cómo proceder.

Personalmente, le recomiendo que utilice las  columnas ( A ,  B , C ,  etc.) para especificar el  tipo de información  que ingresará en la celda y las  filas  ( 1, 2, 3,  etc.) para crear los «registros». , es decir, ingrese el  valor de la información relacionados con cada entidad que desea agregar. Por ejemplo, si desea crear una agenda de contactos, debe utilizar las columnas para indicar el tipo de información necesaria para cada contacto (por ejemplo, nombre, apellido, dirección y número de teléfono), mientras que en las filas puede indicar los datos específicos relacionados a cada “Entidad” – en este caso, a cada persona – presente en la libreta de direcciones que vas a crear.

Para simplificar un poco su vida, le sugiero que use la fila 1 como  fila de encabezado , indicando el tipo de datos que contendrá cada celda: siempre volviendo al ejemplo de la libreta de direcciones, puede ingresar el valor  Nombre  en la celda  A1 (especificando , por lo tanto, toda la columna A está dedicada a los nombres de los contactos), el valor de  Apellido en la celda  B1 , el valor de  Dirección en la celda  C1 y así sucesivamente.

Luego, a partir de la fila 2,  puede ingresar la información relativa a cada elemento en la libreta de direcciones (una para cada fila): por ejemplo, en la celda  A2  puede ingresar el valor de  Salvatore , el valor de  Aranzulla en  B2  , el valor de  Milán en  C2 y así sucesivamente Street. No se preocupe si al principio puede parecer una empresa complicada: ¡solo un poco de práctica es suficiente para obtener resultados realmente notables!

Tenga en cuenta que una hoja de cálculo de Excel se puede usar para propósitos mucho más «avanzados» que un simple contenedor de datos: por ejemplo, es posible construir tablas para buscar y manipular información, usar fórmulas para realizar operaciones aritméticas (como sumas , restas ,  multiplicación , promedio , exponenciación , etc.), crear gráficos , estructuras pivote , compilar facturas y mucho, mucho más.! Para una descripción más completa del uso de este poderoso programa, le sugiero que consulte mi guía sobre cómo usar Excel , en la que he podido tratar el tema en detalle.

Cómo crear una hoja de Excel en línea

Como seguramente sabe, Microsoft Excel es un software pago que debe instalarse para funcionar. Esto, sin embargo, no significa que no sea posible  crear una hoja de Excel sin gastar un centavo y sin tener que instalar nada en la computadora: de hecho existe una versión del famoso programa de Microsoft, llamado  Microsoft Excel Online , que puede Se puede realizar de forma sencilla a través del navegador, de forma totalmente gratuita y sin necesidad de instalar nada en tu ordenador.

El único requisito para poder utilizar Microsoft Excel Online es tener una cuenta de Microsoft disponible para poder iniciar sesión (los archivos creados, inicialmente, se almacenan automáticamente en OneDrive): si no los tienes, puedes crear una para dedicarme al propósito siguiendo las instrucciones que te di en mi guía específica sobre el tema .

Habiendo hecho esta premisa necesaria, es hora de actuar: primero, por lo tanto, conéctese a este sitio web y, si es necesario, inicie sesión con su cuenta de Microsoft .

Cuando llegue a la pantalla de presentación del servicio, seleccione una plantilla preexistente  de su elección entre las disponibles, o haga clic en el elemento  Nuevo libro vacío para crear un nuevo documento de Excel. Si necesita abrir un archivo existente, haga clic en  Cargar un libro  y seleccione el documento de su interés de OneDrive (el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, en el que se deben cargar previamente los archivos a editar en Excel Online).

La interfaz de Microsoft Excel Online es muy similar a la que ya se ve en una computadora, solo que con algunas características menos: por lo tanto, puede desarrollar su hoja de trabajo exactamente como lo haría en Excel para Windows o macOS, siguiendo las instrucciones que le he proporcionado. usted antes .

El archivo creado se guarda y actualiza automáticamente en su cuenta de OneDrive. Si desea descargar una copia en su computadora, haga clic en el elemento  Archivo ubicado en la parte superior izquierda, seleccione el  elemento Guardar como y haga clic en la opción  Descargar una copia , para obtener el archivo en formato  xlsx , o en Descargar como ODS opción  para descargar el mismo documento en formato  .ods .

Cómo crear una hoja de Excel en teléfonos inteligentes y tabletas

A menudo trabaja a través de su teléfono inteligente o tableta, por lo que ¿sería extremadamente útil para usted comprender cómo crear una hoja de Excel en este tipo de dispositivo? Entonces esta es la sección más adecuada para usted: el software, de hecho, también está disponible en forma de aplicación para Android e iOS  y se puede descargar de forma gratuita en dispositivos con pantallas con una diagonal igual o inferior a  10,1 ″ ( de lo contrario, debe suscribirse a Office 365, a partir de 7 euros / mes).

Androide

Si tiene la intención de usar Excel para Android , inicie  Play Store , toque la barra de búsqueda ubicada en la parte superior, escriba las palabras «microsoft excel»  y toque el resultado más relevante (generalmente el primero en la lista). Si está leyendo esta guía desde su teléfono inteligente o tableta, puede ir a la sección correspondiente de Play Store tocando este enlace .

Una vez que haya llegado a la pantalla correspondiente, toque el botón  Instalar y espere a que la aplicación se descargue correctamente en el dispositivo, luego recupérela del cajón del dispositivo y toque el elemento  Quizás más tarde para evitar registrarse para una suscripción anual a Office365 y continúe con la versión gratuita de la aplicación.

En este punto, si se le solicita, inicie sesión con su cuenta de Microsoft indicando sus credenciales de inicio de sesión en el formulario correspondiente; Completada esta fase, puede crear una nueva hoja de trabajo tocando el botón en forma de  hoja con (+) ubicado en la parte superior. Una vez en la siguiente pantalla, especifique si desea crear el documento en  OneDrive,  en  la carpeta Documentos del dispositivo o en otra ubicación actuando en el menú desplegable  Crear en y elija si desea usar una plantilla predefinida o crear una  hoja de trabajo en blanco por tocando las vistas previas correspondientes que se muestran ¡Y eso es todo!

Si quieres profundizar en el tema y aprender a usar Excel para Android a la perfección, te sugiero que consultes mi tutorial específico sobre el tema , que hice especialmente para ti.

iOS

¿No tienes un terminal Android pero confías en dispositivos Apple, como iPhone o iPad ? Una vez más, puede obtener Microsoft Excel para iOS de forma gratuita, siempre que el dispositivo tenga una pantalla diagonal de menos de 10,1 ″.

Para usarlo, inicie la App Store desde la pantalla de inicio de iOS, escriba las palabras «Microsoft Excel»  en el área de búsqueda ubicada en la parte superior, toque el botón Buscar en el  teclado y seleccione el elemento para la aplicación de Microsoft. Alternativamente, toque este enlace para conectarse directamente a la App Store.

Una vez en la sección dedicada a Excel, toque el botón  Obtener y autentíquese mediante  Touch ID o  Face ID para descargar inmediatamente la aplicación en el dispositivo; completado el procedimiento de instalación, inícielo recuperándolo desde la pantalla de inicio de iOS.

En este punto, toque el botón  Inicio e ingrese, si es necesario, las credenciales de inicio de sesión en su cuenta de Microsoft , luego presione el botón  No para evitar enviar estadísticas de uso a Microsoft y presione el botón  Activar notificaciones para autorizar a Excel a enviar notificaciones en iOS, o en el botón  No ahora para denegar el permiso.

Para comenzar a trabajar con la aplicación de inmediato, toque el botón  Crear y editar y elija si desea crear un nuevo  libro de trabajo en blanco o usar una de las plantillas preexistentes, ¡y listo!

Editar una hoja de Excel

Aunque la interfaz de Excel para teléfonos inteligentes y tabletas es bastante «pequeña», puede operar en una hoja de trabajo de una manera bastante similar a lo que haría con una computadora.

Para empezar, puede escribir contenido en una celda tocándola dos veces  y presionando el botón verde con forma de  verificación cuando haya terminado. Si necesita ingresar una  función , toque el botón ƒx ubicado a la izquierda del área de entrada. Para acceder a las opciones rápidas de edición de contenidos (cortar, copiar, pegar, seleccionar todo, etc.), simplemente debes hacer un  toque largo  en correspondencia con la celda en la que pretendes intervenir.

Como de costumbre, puede seleccionar una columna completa (o una fila completa) tocando su letra (o su número): para realizar operaciones en ella, como ordenar, fusionar / dividir celdas o agregar un color, puede usar la práctica herramientas adjuntas a la  barra de funciones ubicada en la parte inferior de la pantalla de Excel. Si es necesario, puede navegar por los distintos menús disponibles ( Inicio ,  Insertar, Dibujo, Fórmulas, Datos, etc.) tocando el botón ▼ en Android o el botón (…) en iOS, ambos ubicados en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Si lo desea, puede crear una nueva hoja en su libro de trabajo o explorar las existentes, puede usar el botón de  hojas (con forma de  rectángulo con pestañas ) ubicado en la esquina inferior izquierda de Excel.

Soluciones alternativas

Espera, ¿me estás diciendo que quieres crear una hoja de cálculo de Excel, pero no quieres depender del programa incluido en la suite de Microsoft? No se desespere, existen soluciones alternativas que pueden crear y administrar de manera brillante hojas de trabajo de cualquier tipo, incluidas aquellas en formato Excel. A continuación, enumeraré los mejores.

• LibreOffice : es una suite ofimática multiplataforma completa, disponible para Windows, macOS y Linux. El programa dedicado a las hojas de trabajo se llama  Calc  y es capaz de gestionar diferentes tipos de documentos, incluyendo el formato nativo .ods y los formatos .xls y .xlsx (específico de Office). Para obtener más información al respecto, lo invito a consultar mi guía sobre cómo descargar LibreOffice .
• Google Drive  (Google Docs) : además de ofrecer servicios en la nube, Google también proporciona una serie de aplicaciones web (así como aplicaciones para Android e iOS) dedicadas a la gestión de documentos de oficina. En este caso, la parte específica de las hojas de cálculo es Google Docs , y se puede utilizar a través del navegador o como una aplicación para Android e iOS .
• iWork  – es una suite ofimática «alternativa» a Office, diseñada por Apple específicamente para Mac. Ofrece una serie de programas dedicados a la gestión de documentos ofimáticos, incluyendo  Numbers , la aplicación apta para el cálculo de hojas de cálculo y compatible con documentos en formato Excel. Te dije cómo conseguir iWork en mi tutorial específico.

Los que mencioné son solo algunas de las alternativas más conocidas para  crear una hoja de Excel sin usar el programa de Office; Sin embargo, debes saber que existen muchos otros programas dedicados al propósito, muchos de los cuales son gratuitos: te los hablé en detalle en mi guía de programas gratuitos de oficina .