Cómo crear un calendario en Excel

¿Le gustaría registrar todas sus actividades en una hoja de Excel , para tener un calendario personalizado fácilmente accesible desde todos sus dispositivos? ¿Le gustaría planificar los turnos de trabajo en un calendario de Excel pero no sabe cómo hacerlo? Si estas son solo algunas de las preguntas que se está haciendo, le alegrará saber que puedo ayudarlo.

De hecho, en esta guía mía, te mostraré cómo crear un calendario en Excel usando tanto el software de escritorio para tu computadora, tanto la versión web del famoso software de Microsoft como su aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas. Luego te explicaré cómo crear un calendario manualmente para registrar todos tus compromisos y te daré algunas sugerencias para crear, en cambio, uno automático que se actualice según el mes y año indicado por ti. Por último, también te daré consejos para crear un cronograma para programar turnos de trabajo para los empleados de tu empresa.

¿Qué tal si empiezas a leer de inmediato los consejos que he preparado para ti? Lo único que tienes que hacer es sentarte cómodamente y prestar atención a todos los trámites que te mostraré en los próximos capítulos, para estar seguro de poder crear tu propio calendario personalizado. Lo único que tengo que hacer es desearte una buena lectura y, sobre todo, ¡un buen trabajo!

Índice

• Cómo crear un calendario en Excel
• Cómo crear un calendario automático con Excel
  • Ordenador
  • Web
  • Smartphones y tablets
• Cómo crear un calendario de turnos con Excel

Cómo crear un calendario en Excel

Las operaciones a realizar para crear un calendario en Excel son muy sencillas, ya que no requieren el uso de fórmulas u otras características complejas de este software. Te advierto que en los siguientes párrafos te mostraré un procedimiento básico, que se puede realizar en cualquier plataforma en la que esté disponible Excel: PC, Web, smartphone y tableta. Sin embargo, para simplificar, los pasos indicados se referirán al software de la PC.

Para comenzar, inicie Excel y presione el ícono Nuevo libro de trabajo para crear una nueva hoja de cálculo. Una vez hecho esto, en la pantalla principal de la tarjeta de trabajo, use la celda A2 para indicar el mes y el año . Como ejemplo, crearé un calendario para el año 2020, escribiendo los términos enero de 2020 en la celda. Si la celda debe establecer un formato que no sea Texto , presione en la pestaña Inicio , ubique la sección Números y seleccione el elemento Texto en el menú desplegable propuesto .

En este punto, use la celda a continuación ( A2 ) para escribir la cadena  01/01/2020 , que corresponde al primer día del mes de enero. Luego, haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione el elemento Formato de celda en el menú contextual.

En la pantalla que ve, haga clic en la pestaña Número y elija el elemento Personalizado de la barra lateral. Luego, en el cuadro de texto Tipo , ingrese los términos [$ -it-IT] dddg gy luego presione el botón OK : al hacerlo, le indicará a Excel que la fecha debe estar representada con el número del día y el nombre correspondiente del día de la semana, en italiano.

Una vez hecho esto, haga clic en la celda donde está presente la fecha ( A2 ) y arrástrela hacia abajo, interactuando en su esquina inferior derecha. Deberá arrastrar y soltar hasta que se le muestren el último día del mes.

Ya casi estás ahí. En este punto, todo lo que tiene que hacer es cambiar el tamaño de las columnas y formatear el texto apropiadamente.

Por lo tanto, seleccione la columna A haciendo clic en su etiqueta en la parte superior y luego haga clic en los elementos Inicio > Formato > Ajustar ancho de columna , para que las columnas tengan un tamaño apropiado para el texto automáticamente.

Después de eso, resalte las celdas A1 y B2 , presione el botón Combinar y alinear al centro en la pestaña Inicio y cambie el tamaño de la columna B en aproximadamente 60 puntos , para que pueda ser lo suficientemente ancha como para contener todas sus notas. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho del mouse en la etiqueta de la columna B y, en el menú contextual, seleccione el elemento Ancho de columna .

Si las filas son demasiado estrechas para contener sus notas, resáltelas todas arrastrando el mouse sobre las etiquetas de las filas a la izquierda y luego haga clic con el botón derecho en ellas. En el menú contextual, seleccione el elemento Altura de fila y establezca el valor 23 .

En este punto, establezca los diferentes colores y negrita de los textos, quizás destacando los domingos. También puede establecer bordes a las celdas, como si fuera una tabla, resaltando toda el área de trabajo y luego presionando el ícono Bordes , que puede encontrar en la sección Fuentes de la pestaña Inicio . Además, puede configurar los colores de resaltado de las celdas para que se alternen entre semanas, usando el botón Color de relleno en la misma sección.

Para crear los siguientes meses, tiene dos formas de hacerlo: duplicar la hoja de trabajo o copiar y pegar el espacio de trabajo en la misma pestaña, más abajo, para que tenga una vista de hoja única.

En el último caso, todo lo que tiene que hacer es resaltar todas las celdas y luego presionar la combinación de teclas Ctrl + C o hacer clic derecho sobre ellas y seleccionar el elemento Copiar en el menú contextual. En este punto, muévase a una celda inferior, siempre en la columna A , y pegue el contenido usando la combinación Ctrl + V o presionando la tecla Pegar en la pestaña Inicio .

Si desea duplicar la tarjeta, haga clic en ella con el botón derecho del mouse, seleccione el elemento Mover o copiar y, en el panel que ve, resalte la Hoja 1 . Una vez hecho esto, marque la casilla Hacer una copia y presione el botón Aceptar .

Independientemente del método que utilice, deberá modificar la nueva área de copia con los siguientes meses, siguiendo el mismo procedimiento que indiqué en los párrafos anteriores. Fácil, ¿verdad?

Cómo crear un calendario automático con Excel

Si quieres crear un calendario automático con Excel , que se pueda actualizar automáticamente de año en año, lo que tienes que hacer es seguir los procedimientos que te mostraré en los siguientes capítulos, en los que te mostraré cómo usar el predefinido. Plantillas de Excel para generar una adecuada a sus necesidades.

Ordenador

Si usa Excel a través de su computadora (ya sea una PC con Windows o una Mac), puede crear un calendario automático usando las muchas plantillas predefinidas en la base de datos de Microsoft Office.

Para hacer esto, después de iniciar Microsoft Excel , desplácese por las plantillas que se le muestran en su pantalla principal o use el cuadro de texto en la parte superior para realizar una búsqueda específica. Al escribir, por ejemplo, el término calendario y luego presionar la tecla Intro , se le mostrarán todos los resultados relevantes para su búsqueda.

Entre los ejemplos que se te proponen, puedes elegir el modelo de calendario anual en una sola tarjeta o aquel en el que también puedes anotar eventos o citas. ¡Tiene muchas opciones para elegir, considerando la multitud de plantillas de calendario disponibles!

Cuando encuentre la plantilla adecuada para usted, haga clic en su vista previa y, en la pantalla que se le muestra, presione el botón Crear para generar la hoja de cálculo. Una vez que se muestra el calendario en Excel, puede utilizar los cuadros correspondientes para cambiar el año y el mes de visualización. Esto dará como resultado la modificación automática de todos los valores de los días de la semana en la hoja de trabajo.

A continuación, puede realizar todos los cambios que desee, teniendo cuidado de no eliminar las celdas o estructuras que contienen las referencias para el correcto funcionamiento de la hoja de cálculo. Cuando haya terminado, todo lo que tiene que hacer es presionar el botón Archivo (arriba a la izquierda), seleccionar los elementos Guardar como> Esta PC y elegir la carpeta de destino en la que guardar el proyecto.

Web

Si trabaja en Excel a través de su plataforma web gratuita, le complacerá saber que puede crear un calendario automático fácilmente, gracias a las plantillas prediseñadas de Microsoft Office.

Sin embargo, debes saber que los modelos que se te muestran son muy pocos, pero puedes aprovechar la base de datos completa de Office para importar a OneDrive. No se preocupe, le explicaré todo en las próximas líneas.

Primero, vaya al sitio web de Excel Online e inicie sesión con su cuenta de Microsoft . En la pantalla principal de Excel Online, toque la plantilla Calendario anual personalizado para crear instantáneamente una hoja de cálculo con su calendario automático.

Si no le gusta el estilo de esta plantilla y le gustaría buscar otras, haga clic en el texto en la parte inferior Ver otras plantillas y, en la nueva página web a la que será dirigido, haga clic en los elementos Buscar por categoría> Calendarios , en la lista de la izquierda. Solo tiene que desplazarse por los resultados, teniendo cuidado de ver solo aquellos con la etiqueta de Excel en la vista previa .

Cuando haya identificado el que más le gusta, haga clic en su vista previa y luego presione el botón Editar en el navegador . Una vez hecho esto, presione el botón Continuar , en el cuadro que se le muestra, y verá el calendario en la hoja de cálculo de Excel Online.

No tiene que hacer nada para guardar el archivo, ya que esto sucede automáticamente en su OneDrive . Pero lo que le aconsejo que haga es cambiar el nombre del archivo, porque los que no tienen nombre en Excel Online se llaman Carpeta [número] . Para hacer esto, haga clic en esta redacción en la parte superior y escriba el nombre que desea darle a la hoja de cálculo.

Smartphones y tablets

En teléfonos inteligentes y tabletas con sistemas operativos Android e iOS , la aplicación Microsoft Excel está disponible . Esto es gratis en la mayoría de sus funciones, pero para dispositivos de más de 10.1 «y para iPad Pro, se requiere una suscripción a Office 365 , al costo básico de 7 euros / mes o 69 euros / año (que también desbloquea características avanzadas de la versión gratuita de la aplicación).

Con la aplicación Microsoft Excel , puede crear calendarios automáticos utilizando las plantillas predefinidas que se encuentran en la base de datos de Microsoft Office. Lo que debe hacer para usarlos es iniciar la aplicación Microsoft Excel e iniciar sesión con su cuenta de Microsoft .

Una vez hecho esto, en su pantalla principal, presione el botón Nuevo (el icono con una hoja ) y seleccione una plantilla de calendario, entre las propuestas. Si no encuentra uno, debe descargarlo de la base de datos en línea de Microsoft Office en este enlace . Ahora, haga clic en el icono con la lupa , ubicado en la parte superior, y escriba, en el cuadro de texto correspondiente, el término «calendario» , para filtrar los resultados.

Cuando haya identificado el modelo de su interés, presione en su vista previa y presione el botón Descargar para descargar el archivo en formato XLTM en su dispositivo. Bueno, ¡ya casi llegamos! Todo lo que tiene que hacer ahora es iniciar la aplicación Microsoft Excel , presionar el botón Abrir y ubicar la ruta donde guardó el archivo, para abrirlo dentro de él.

La aplicación Microsoft Excel guarda automáticamente los archivos en OneDrive , si ya existen en él. Puesto que usted ha abierto un archivo en la memoria de su dispositivo móvil, para guardarlo en onedrive, que tendrá que llevar a cabo el siguiente procedimiento: en Android , pulse el ⋮ icono , en la parte superior derecha y seleccione la opción Guardar como > OneDrive Personal . En iOS , sin embargo, presione el icono ( … ) en la parte superior izquierda y elija los elementos Guardar> OneDrive Personal . Después de seleccionar la carpeta en la nube, presione el botón Guardar para confirmar.

Cómo crear un calendario de turnos con Excel

Si tu interés es crear un calendario de turnos con Excel , te alegrará saber que esta operación es posible en unos sencillos pasos, gracias a las plantillas predefinidas disponibles en la base de datos de Microsoft Office.

Lo que debe hacer es seguir los mismos procedimientos que le describí en este capítulo para crear su calendario de turnos en la plataforma en la que usa Microsoft Excel. Lo que recomiendo, cuando buscas en la base de datos de Microsoft, es filtrar la búsqueda por categoría, seleccionando la que se llama Horarios , o teclear directamente los términos «calendario de turno» , en el buscador correspondiente del software Microsoft Excel o del sitio Web. .