Cómo comparar dos archivos de Excel
Se te han proporcionado archivos de Excel que representan las variaciones de algunos datos en determinadas situaciones o períodos de tiempo, y tienes que analizarlos: esta operación puede ser compleja y llevar mucho tiempo, si crees que tienes que mirar la celda de datos por celular, pero afortunadamente no necesariamente tienes que hacerlo. ¿No sabes a qué me refiero? Entonces déjame ayudarte.
En la guía de hoy, lo guiaré a través de cómo comparar dos archivos de Excel a través de algunos consejos que lo ayudarán a alcanzar fácilmente su objetivo. De hecho, le mostraré cómo colocar dos libros de trabajo uno al lado del otro, para que pueda comparar los datos manualmente (una operación que debe realizar solo y solo si tiene muy pocos datos en una estructura simple) y luego mostraré usted un procedimiento que le permitirá utilizar un complemento de componente de Microsoft Excel para analizar los datos en dos hojas de cálculo con el fin de ver y exportar solo las diferencias entre los dos archivos en unos pocos clics.
Apuesto a que no puede esperar para empezar a ver todos los consejos que he escrito para usted, ¿verdad? ¡Muy bien! ¡Entonces no perdamos más tiempo precioso! Lo que tienes que hacer es simplemente darme unos minutos de tiempo libre para leer los procedimientos que te mostraré en los próximos capítulos. Estoy seguro de que al final de la lectura, usted también habrá aprendido a comparar dos archivos de Excel para acelerar su trabajo. Lo único que tengo que hacer es desearte una buena lectura y, sobre todo, ¡un buen trabajo!
Índice
- Coloque dos hojas de trabajo una al lado de la otra
- Modo Comparar archivos
- Habilita el complemento
- Comparar dos archivos
- Análisis de los resultados
Coloque dos hojas de trabajo una al lado de la otra
La forma más sencilla de comparar dos hojas de cálculo de Excel es colocar en mosaico las ventanas del programa una al lado de la otra para que pueda analizar los datos de los dos documentos visualmente. Obviamente, este procedimiento solo puede ser útil si tiene un archivo de Excel con pocos datos.
Si necesita analizar libros de trabajo con pocos datos en ellos, primero abra ambos archivos de Excel y luego vaya a la captura de pantalla de uno de ellos en Excel. En este punto, haga clic en la pestaña Ver y presione el botón Mosaico , ubicado en la sección Ventana . Al hacerlo, los dos archivos de Excel se organizarán en la pantalla uno al lado del otro, para comparar los datos ingresados.
Si los archivos no se organizan uno al lado del otro, haga clic en el botón Organizar todo , ubicado en la sección Ventana de la pestaña Ver . En el cuadro que se le muestra, seleccione la opción Mosaico y presione el botón OK .
De forma predeterminada, el desplazamiento sincrónico también está habilitado : si se desplaza por una hoja de cálculo, la misma operación se realizará automáticamente en la otra hoja una al lado de la otra, de modo que pueda comparar los archivos sin perder de vista los datos que está desplazando en ambas. .libros de trabajo.
Con el botón Organizar todo , se puede cambiar la visualización de la disposición de las ventanas, configurando la horizontal , en caso de que el mosaico vertical no sea conveniente para realizar este trabajo de comparación.
Si, por el contrario, los archivos de Excel a comparar tienen muchos datos, la solución indicada en las líneas anteriores puede ser larga e ineficaz, ya que es susceptible de errores. En este caso, te recomiendo que leas los consejos del próximo capítulo de este tutorial , que pueden ayudarte incluso en esta situación más compleja.
Modo Comparar archivos
En Microsoft Excel tiene una función llamada Comparar archivos ( Comparar archivos ) que le permite comparar datos de dos hojas de cálculo que tienen una estructura similar, pero que reportan datos parcial o completamente diferentes. En las siguientes líneas, le mostraré cómo habilitarlo y cómo usarlo mejor.
Habilita el complemento
Es posible que el modo Comparar archivos no esté habilitado de forma predeterminada en Microsoft Excel . En este sentido, es necesario habilitarlo actuando en la configuración del software y activando un complemento preinstalado. Para hacer esto, haga clic en la pestaña Archivo de Excel y, en la pantalla que ve, seleccione el elemento Opciones en la barra lateral izquierda. Si ha realizado este procedimiento correctamente, se le mostrará un panel, a través del cual deberá seleccionar la pestaña Complementos , ubicada a la izquierda.
Ahora, a la derecha, se le ofrecerá una tabla con todos los complementos actualmente habilitados en Microsoft Excel . Entre estos, el seguro de que el artículo Consultar está presente , lo que demuestra que el complemento ya está activo.
Si no es así, muévase al área de abajo y haga clic en el menú desplegable junto a la palabra Administrar . En este punto, seleccione el elemento Complementos COM y luego presione el botón Ir . En el cuadro que se muestra en la pantalla, coloque una marca de verificación en el elemento Consultar y luego presione el botón OK .
¡Muy bien! ¡Estamos casi alli! Con el procedimiento que acaba de realizar, habrá habilitado una nueva pestaña en la barra de herramientas de Microsoft Excel , llamada Consulta . Antes de llegar a esta pestaña, asegúrese de que los archivos que desea comparar estén abiertos en Microsoft Excel.
Comparar dos archivos
Ahora que ha habilitado el complemento, es hora de iniciar el modo de comparación de archivos en Microsoft Excel. Para hacer esto, después de abrir ambos archivos, haga clic en la pestaña Consultar de Excel y presione el botón Comparar archivos , en la sección Comparar .
En el cuadro que se le muestra, use el menú desplegable para seleccionar ambos archivos para comparar y presione el botón Comparar . Al hacerlo, se le mostrará una nueva pantalla en la que se compararán los diferentes datos presentes en las dos hojas de cálculo.
Análisis de los resultados
Después de habilitar la comparación de archivos en Excel, las celdas que han sufrido cambios se colorearán para mostrar estos cambios visualmente. Las celdas tomarán diferentes colores según el tipo de cambio que se haya producido.
En el área inferior izquierda, hay una leyenda que explica el significado de cada color. Al colocar una marca de verificación en un color, si la herramienta de comparación detecta que se ha producido esa variación específica, se mostrará la celda con ese color.
Por ejemplo, al activar la casilla Valores ingresados , todas aquellas celdas donde los valores se hayan ingresado manualmente y que tengan datos diferentes de una hoja a otra se mostrarán en color verde .
Solo para darte otro ejemplo, el cuadro de Valores Calculados resalta en azul todas aquellas celdas en las que hay un cálculo automático de datos, para las cuales existen diferencias entre las dos hojas. Sin embargo, en el área a continuación, se muestra un resumen de todos los cambios encontrados por la herramienta de comparación de Microsoft Excel . Al hacer clic en uno de los resultados, se resaltará la celda correspondiente en ambas hojas, en el área central de la pantalla.
En la zona inferior derecha, a través de un gráfico, es posible visualizar la cantidad de variaciones que se han encontrado para cada tipo de comparación.
En caso de querer exportar los resultados de la comparación entre los dos archivos, mediante el botón Exportar Resultados se puede descargar un informe en formato Excel, en el que se reportarán en cada fila las variaciones de los datos que se han encontrado.
Nota: También existe una versión en línea de Excel que funciona directamente desde el navegador, sin embargo, esto no incluye herramientas para comparar dos libros de trabajo. Lo mismo ocurre, por desgracia, con la aplicación móvil de Excel para Android e iOS (gratis en todos los dispositivos con dimensiones iguales o inferiores a 10,1 ″).