Cómo adaptar una hoja de Excel
Cuando intenta imprimir un archivo de Excel , ¿el tamaño del documento nunca coincide con el tamaño de la hoja en la que lo está imprimiendo? No eres el único que se queda callado, pero afortunadamente Excel incluye una función que te permite optimizar fácilmente tus hojas de cálculo para imprimir.
Siga las instrucciones que estoy a punto de darle y en poco tiempo aprenderá cómo adaptar una hoja de cálculo de Excel en todas las principales plataformas de software: Windows, macOS y sistemas operativos para dispositivos portátiles. Para el tutorial usaré Office 2016, que es la versión más reciente de la suite de Microsoft y está disponible tanto para Windows como para macOS, pero las instrucciones a continuación son válidas para todas las ediciones más recientes de Microsoft Office, digamos de 2007 en adelante.
En cuanto a teléfonos inteligentes y tabletas, Microsoft Excel está disponible de forma gratuita en todos los dispositivos que tengan dimensiones iguales o menores a 10.1 «e incluye muchas de las características también presentes en la versión de escritorio de la aplicación. Las funciones de impresión no son tan detalladas y variadas como los presentes en Excel para Windows y macOS, pero no te puedes quejar. Sigue leyendo y lo descubrirás todo.
Índice
- Adapte una hoja de cálculo de Excel en PC y Mac
- Adapte una hoja de cálculo de Excel en teléfonos inteligentes y tabletas
- Adaptar una hoja de Excel en línea
Adapte una hoja de cálculo de Excel en PC y Mac
Si desea saber cómo adaptar una hoja de Excel , el primer paso que debe tomar es activar la vista de impresión haciendo clic en el botón Diseño de página ubicado en la parte inferior derecha (el segundo botón ubicado a la izquierda del ajuste de zoom barra).
Ahora seleccione la pestaña Diseño de página de la barra de herramientas de Excel (arriba), expanda el menú desplegable Ancho y configure la opción 1 página en este último. Al hacerlo, la hoja de cálculo se optimizará para imprimirse en hojas de tamaño A4 en la parte ancha. En altura, el documento se dividirá automáticamente en varias páginas según su longitud (es decir, según la cantidad de líneas que contiene).
Si lo desea, puede deshabilitar la división automática del documento en varias páginas configurando el valor 1 página en el menú desplegable Altura . Al hacer esto, podrá fusionar todo el contenido del documento en una sola hoja A4, pero tenga cuidado, es casi seguro que la hoja de cálculo aparecerá deformada al imprimir.
Para asegurarse de que el resultado final sea satisfactorio, antes de comenzar a imprimir su documento de Excel, seleccione el elemento Imprimir del menú Archivo y verifique que todo esté en orden en la vista previa de impresión.
Si nota algún error en los márgenes o proporciones del documento que se va a imprimir, acceda a las propiedades de impresión avanzadas haciendo clic en el botón de archivo de Excel (arriba a la izquierda), seleccionando el elemento Imprimir del menú que se abre y haciendo clic en el elemento Configurar página que ubicó en la parte inferior de la barra lateral izquierda. Si está utilizando una Mac, para acceder a las propiedades de impresión avanzadas, vaya al menú Archivo de Excel (arriba a la izquierda) y seleccione el elemento Configurar página de este último.
En la ventana que se abre, seleccione la pestaña Página y elija si desea imprimir las páginas del documento horizontal o verticalmente colocando la marca de verificación junto a una de las dos opciones disponibles y elija el formato de hoja en el que imprimir la hoja de cálculo (p. Ej. A4 ) en el menú desplegable correspondiente.
Luego cambie a la pestaña Márgenes y use los campos de texto alrededor de la miniatura de la página del documento para establecer el grosor de los márgenes superior , inferior , derecho , izquierdo , encabezado y pie de página .
Finalmente, seleccione la pestaña Hoja y, si lo considera oportuno, active una de las opciones de impresión disponibles en la parte inferior izquierda: Cuadrícula , Blanco y Negro , Calidad Borrador o encabezados de fila y columna .
Después de ajustar todas las configuraciones a su preferencia, regrese al menú de impresión de Excel, verifique la vista previa de impresión nuevamente y, si está satisfecho con lo que ve, comience a imprimir su hoja de cálculo presionando el botón correspondiente.
¿Quiere adaptar una hoja de Excel para que el tamaño de las columnas y filas coincida con su contenido? No hay problema, esta es una operación extremadamente simple e intuitiva.
Si desea adaptar las celdas de Excel a la longitud o altura de su contenido, seleccione las celdas a optimizar con el mouse, haga clic en el botón Formato ubicado en la parte superior derecha de la pestaña Inicio de Excel (parte superior derecha) y seleccione Adaptar el elemento de ancho de columna o el elemento Adaptar altura de fila del menú que aparece.
También hay una forma de configurar todas las celdas de la hoja de cálculo para que tengan el mismo tamaño. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar todas las celdas de la hoja de trabajo haciendo clic en el triángulo ubicado en la parte superior izquierda (entre los indicadores A y 1 ), hacer clic en el Formato ubicado en la pestaña Inicio de Excel y seleccionar el elemento Ancho predeterminado del menú que se abre. Luego escriba el tamaño que desea que asuman todas las celdas de la hoja de trabajo en la ventana que se abre y haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Para más información sobre el procedimiento para adaptar las celdas de Excel al contenido , consulte mi tutorial dedicado al tema: allí encontrará todos los pasos necesarios para optimizar las filas y columnas de las hojas de cálculo para que se adhieran perfectamente al contenido de las celdas. .
Para obtener más información, también puede visitar el sitio web de Microsoft Office, que incluye varias indicaciones sobre cómo adaptar una hoja de Excel al imprimir.
Adapte una hoja de cálculo de Excel en teléfonos inteligentes y tabletas
Como ya se mencionó al comienzo de la publicación, Microsoft Excel también está disponible en forma de aplicación para Android , iOS y Windows Phone y es gratis para todos los dispositivos que sean iguales o menores a 10.1 «(de lo contrario, una suscripción a Office Se requiere el servicio 365. Para usarlo, necesita una cuenta normal gratuita de Microsoft .
La versión móvil de Excel incluye muchas funciones presentes en la versión de escritorio del programa (excepto las más avanzadas), y entre estas también hay funciones para cambiar la relación de aspecto y el tamaño de las hojas a imprimir. Si nunca lo has notado, ahora te explicaré cómo acceder a él.
Primero, inicie Excel en su teléfono inteligente o tableta y abra la hoja de cálculo que desea imprimir (puede abrir un archivo desde la memoria interna de su dispositivo o desde un servicio de almacenamiento en la nube, como Dropbox , iCloud Drive o Google Drive ). Con el documento cargado, «toque» el icono de hoja ubicado en la parte superior izquierda, seleccione el comando de impresión del menú que aparece y elija una de las tecnologías de impresión (por ejemplo, AirPrint en iOS) del cuadro que aparece en la pantalla.
En este punto, elija si desea imprimir el documento horizontal o verticalmente colocando la marca de verificación junto a una de las dos opciones disponibles, elija el tamaño de papel en el que desea imprimir el documento a través del menú Tamaño de papel y vaya a Cambiar tamaño para elegir si desea imprimirlo. cambiar el tamaño de la hoja de cálculo del documento para que quepa en una página , ajustar todas las filas en una página o ajustar todas las columnas en una página .
Finalmente, «toque» el botón Siguiente , verifique la vista previa de impresión y, si está satisfecho con ella, confirme la impresión de su archivo Excel presionando el botón correspondiente.
Las versiones móviles de Excel también le permiten adaptar las celdas de la hoja de cálculo a su contenido. Para aprovechar esta función, seleccione las celdas que desea modificar, «toque» el botón Formato de tamaño de celda (la celda azul) en la pestaña Inicio de la aplicación y seleccione la opción Adaptar ancho de columna o la opción Adaptar altura de fila del menú se abre.
Si está actuando como un teléfono inteligente, para ver la pestaña Inicio de Excel y, en consecuencia, el botón Formato de tamaño de celda , debe presionar el icono de lápiz ubicado en la parte superior derecha y activar la pestaña Inicio en el menú desplegable que aparece en la abajo a la izquierda. Luego debe desplazarse por el menú que se abre e ir primero a Formato de tamaño de celda y luego a Ajustar ancho de columna o la opción Ajustar alto de fila . Fácil, ¿verdad?
Si algún paso no te queda claro y / o quieres más información sobre el procedimiento para adaptar las celdas de Excel al contenido , consulta el tutorial que escribí sobre el tema.
Adaptar una hoja de Excel en línea
Como probablemente ya sepa, Excel también está disponible en una versión en línea que funciona directamente desde el navegador y es completamente gratuita (solo inicie sesión con una cuenta de Microsoft para usarlo), que incluye muchas características de la versión de escritorio de la aplicación, pero no, desafortunadamente, los relacionados con la configuración de impresión que traté en este tutorial. Por supuesto, puede ajustar algunas configuraciones de impresión actuando directamente desde el menú del navegador, pero no es lo mismo.
En cambio, es posible aprovechar Excel Online para adaptar las celdas de la hoja de cálculo a su contenido, y el procedimiento a seguir es prácticamente idéntico al que también se puede seguir en la versión de escritorio de Excel: basta con ubicar la columna que contiene las celdas para cambiar el tamaño y haga doble clic en el margen exterior del indicador de este último (por ejemplo, A para la columna A).
En su lugar, al hacer clic con el botón derecho en las filas y columnas y seleccionar los elementos Ancho de columna o Alto de fila en el menú que se abre, puede especificar las dimensiones exactas de las columnas y filas de la hoja de cálculo. Para obtener más información, siempre puede consultar mi tutorial sobre cómo adaptar las celdas de Excel al contenido .